ATS-Integration: Voraussetzungen, Ablauf und Stolpersteine

Was eine ATS-Integration leistet

Eine ATS-Integration verbindet Ihr Bewerbermanagementsystem mit den Jobbörsen. Neue Stellen werden automatisch veröffentlicht, Änderungen nachgezogen, besetzte Stellen laufen aus – und Bewerbungen kommen über den Rückkanal direkt in Ihr System zurück. Der manuelle Zwischenschritt „Anzeige auf zehn Portale kopieren" entfällt vollständig.

Die zwei Richtungen einer Anbindung

Ausgehend: Stellen veröffentlichen

Ihr System stellt die offenen Positionen bereit, die Multiposting-Plattform übersetzt sie in das Format des jeweiligen Portals und veröffentlicht sie. Wichtig sind dabei strukturierte Felder: Berufsgruppe, Arbeitszeit, Standortkoordinaten, Gehaltsfeld, Bewerbungs-URL.

Eingehend: Bewerbungen zurückführen

Der Rückkanal sorgt dafür, dass Bewerbungen samt Anhängen und Quellenangabe im ATS landen – nicht in einem Sammelpostfach. Nur so bleibt nachvollziehbar, welcher Kanal welche Einstellung erzeugt hat.

Voraussetzungen im Überblick

Voraussetzung	Warum sie nötig ist
Zugang oder API-Schlüssel	Damit Stellen ausgelesen und Bewerbungen zurückgeschrieben werden können
Stellenfeed oder Karriereseite	Quelle der Daten – XML-Feed, API oder gespiegelte Karriereseite
Strukturierte Felder	Titel, Standort, Beschäftigungsart, Berufsgruppe, Gehalt
Eindeutige Stellen-ID	Damit Änderungen zugeordnet und Duplikate vermieden werden
Bewerbungs-URL oder Rückkanal	Damit Bewerbungen sauber zurückfließen
Ansprechpartner auf Kundenseite	Für Freigaben, Testlauf und Abnahme

Welche Anbindungsarten es gibt

• Native Schnittstelle: Das System bietet eine dokumentierte API oder eine fertige Multiposting-Anbindung. Schnellster Weg, meist in ein bis drei Tagen produktiv.
• XML- oder JSON-Feed: Das System stellt alle offenen Stellen als Datei bereit, die regelmäßig abgerufen wird. Robust und weit verbreitet.
• Karriereseiten-Spiegelung: Gibt es weder API noch Feed, werden die Stellen von Ihrer Karriereseite ausgelesen. Funktioniert zuverlässig, sofern die Seite technisch sauber aufgebaut ist.
• Manueller Hybrid: Für einzelne Portale ohne Schnittstelle bleibt eine manuelle Schaltung – die übernehmen wir.

Angebundene Systeme

Über 90 Systeme sind angebunden, darunter Personio, SAP SuccessFactors, Workday, BambooHR, Lever, Recruitee, Softgarden, rexx systems, d.vinci, Haufe und Concludis. Ist Ihr System nicht dabei oder handelt es sich um eine Eigenentwicklung, prüfen wir die Anbindung per Feed oder Spiegelung individuell.

Der Ablauf einer Einrichtung

1. Bestandsaufnahme: Welches System, welche Version, welche Schnittstellen sind verfügbar?
2. Zugänge und Feed: Sie stellen Zugang oder Feed-URL bereit, wir prüfen die Datenqualität
3. Feldzuordnung: Ihre Felder werden auf die Pflichtfelder der Portale gemappt
4. Testschaltung: Eine Stelle geht auf ein Portal, wir prüfen Darstellung und Rückkanal
5. Freigabe: Sie kontrollieren Layout, Daten und Bewerbungsweg
6. Rollout: Alle Stellen und Kanäle gehen live, Monitoring startet

Sobald Zugänge oder Feed bereitstehen, ist eine Anbindung meist innerhalb weniger Tage produktiv.

Typische Stolpersteine

• Freitext statt Felder: Steht der Standort nur im Fließtext, fällt die Anzeige aus der Umkreissuche
• Wechselnde Stellen-IDs: Bei jeder Änderung eine neue ID erzeugt Duplikate und doppelte Kosten
• Fehlende Berufsgruppen: Ohne Kategorie landet die Anzeige in falschen oder gar keinen Filtern
• Bewerbungs-URL mit Login: Wenn Kandidaten vor der Bewerbung ein Konto anlegen müssen, bricht ein erheblicher Teil ab
• Besetzte Stellen bleiben im Feed: Budget läuft weiter, Kandidaten bewerben sich auf Nichts
• Anhänge werden nicht übertragen: Der Rückkanal muss Dateien und nicht nur Kontaktdaten liefern

Was sich messbar verändert

Vorher	Nachher
Anzeige manuell auf jedem Portal kopieren	Eine Freigabe im ATS, Veröffentlichung automatisch
Änderungen mehrfach pflegen	Änderung einmal, überall aktualisiert
Besetzte Stellen bleiben online	Automatischer Auslauf
Bewerbungen in Sammelpostfächern	Bewerbungen inklusive Quelle im ATS
Kein Kanalvergleich	Kosten pro Bewerbung je Kanal sichtbar

Datenschutz und Sicherheit

Bewerberdaten sind besonders schutzbedürftig. Achten Sie bei jeder Anbindung auf verschlüsselte Übertragung, klar geregelte Zugriffsrechte, dokumentierte Löschfristen und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit allen beteiligten Dienstleistern. Übertragen werden sollte nur, was für den Prozess notwendig ist.

Was die Anbindung über Worklane kostet

Für Einrichtung, Betrieb, Monitoring und Reporting berechnen wir keinen Aufpreis. Sie zahlen ausschließlich die Mediakosten der gebuchten Jobbörsen.

Fazit

Eine ATS-Integration ist weniger ein IT-Projekt als eine Datenfrage: Wer saubere Felder, stabile IDs und einen funktionierenden Rückkanal hat, ist in wenigen Tagen produktiv – und spart anschließend bei jeder einzelnen Vakanz Zeit und Geld.